Produção de eventos

Produção de Eventos

A produção de um evento como uma feira ou congresso envolve várias etapas que precisam ser cuidadosamente planejadas e executadas para garantir o sucesso do evento. Aqui estão as principais etapas envolvidas nesse processo:

1. Definição do objetivo do evento: A primeira etapa é estabelecer o propósito e objetivo do evento. Isso pode variar desde promover um setor específico, apresentar novas tecnologias, proporcionar networking entre profissionais, compartilhar conhecimento, entre outros.

2. Planejamento inicial: Nessa fase, são definidos aspectos como o público-alvo, local do evento, datas e duração, tamanho estimado do evento, orçamento preliminar e possíveis patrocinadores ou parceiros estratégicos.

3. Elaboração do projeto: O projeto do evento detalha todas as atividades necessárias para sua realização, incluindo a estruturação do programa, a definição dos espaços disponíveis, a seleção dos palestrantes, a criação de uma identidade visual, o planejamento da divulgação, a definição do formato das exposições, entre outros elementos.

4. Captação de recursos: Para financiar o evento, é preciso buscar recursos financeiros por meio de patrocínios, venda de ingressos, exposição de marcas, entre outras formas de captação de recursos.

5. Contratação de fornecedores: Serão necessários vários fornecedores para diferentes aspectos do evento, como locação do espaço, montagem de estandes, serviços de alimentação, equipamentos audiovisuais, segurança, transporte, entre outros. Esses fornecedores devem ser selecionados e contratados levando em consideração critérios de qualidade, preço e experiência.

6. Gestão de infraestrutura: Essa etapa envolve a montagem e organização do local do evento, incluindo a instalação de estandes, palcos, equipamentos audiovisuais, sistema de som, iluminação, decoração, sinalização, entre outros.

7. Programação e conteúdo: A definição do programa do evento é fundamental para atrair participantes. Isso inclui a seleção de palestrantes, painéis de discussão, workshops, atividades interativas e quaisquer outras formas de conteúdo que agreguem valor ao evento.

8. Divulgação e marketing: É importante desenvolver uma estratégia de divulgação abrangente para atrair participantes. Isso pode envolver o uso de mídias sociais, marketing digital, assessoria de imprensa, criação de um site do evento, produção de materiais promocionais, entre outras ações.

9. Logística e operações: Durante o evento, é necessário gerenciar a logística e as operações, como registro de participantes, controle de acesso, fornecimento de materiais e recursos, suporte técnico, gerenciamento de filas, entre outros.

10. Avaliação pós-evento: Após a conclusão do evento, é importante avaliar o seu sucesso, coletando feedback dos participantes, analisando indicadores-chave de desempenho e identificando pontos fortes e áreas de melhoria para futuras edições.

Essas são apenas algumas das etapas envolvidas na produção de um evento feira/congresso. O processo pode variar dependendo da escala

Check list

Contato com o cliente

Em reuniões com o cliente é verificado o tipo de evento, seguimento, publico alvo, local do evento, datas, tamanho do evento, orçamento preliminar, patrocinadores e parceiros.

Analise e projeto

Elaboração do projeto, criação da identidade visual, planejamento de divulgação, definição do formato, captação de recursos, contratação de fornecedores, , gestão da infra estrutura, programação do conteudo, divulgação, logistica de operações.

Realização do evento

Coordenação e gerenciamento, monitoramento, soluções de problemas, atendimento ao público, monitoramento de segurança e emergencias, avaliação continua, coleta de feedback, comunicação efetiva, para que o evento seja realmente o maior sucesso.

Pós Evento

Relatorios

É essencial criar relatórios abrangentes sobre o evento. Esses relatórios podem incluir informações sobre a participação, feedback dos participantes, resultados das pesquisas de satisfação, métricas de desempenho, análise financeira, entre outros dados relevantes. Os relatórios ajudam a avaliar o sucesso do evento, identificar pontos fortes e áreas de melhoria, e fornecer informações valiosas para futuras edições.

Taxa de sucesso

A taxa de sucesso do evento é um indicador importante para avaliar seu impacto e eficácia. Isso pode ser medido através de diversos critérios, como o número de participantes, a satisfação dos participantes, o alcance da mídia, o feedback positivo recebido, o cumprimento dos objetivos estabelecidos e a geração de oportunidades de negócios. Essa análise ajuda a determinar se o evento alcançou seus objetivos e se agregou valor aos participantes e ao cliente.

Entrega final ao cliente

Após a conclusão do evento, é importante realizar uma reunião com o cliente para realizar a entrega final. Nessa reunião, os resultados do evento serão apresentados, incluindo os relatórios, análises e feedback recebido. Além disso, podem ser discutidos os pontos positivos do evento, as áreas que podem ser aprimoradas e quaisquer outras informações relevantes. A entrega final ao cliente é um momento crucial para fechar o ciclo do evento e garantir a satisfação do cliente.

Alinhamento

Anotações

Anotações importantes sobre as principais peculiaridades do evento, para que seja prontamente feitas em uma proxima edição.

Reunião interna

Conversa sobre tudo que deu certo e errado na execução para que possa ser melhorado e se necessario criar ou fazer treinamentos especificos .

Prós e contras

a analise de tudo que foi feito analisando o que trouxe de bom e o que trouxe de ruim, assim buscando melhorias constantes.

Feedback equipe

é importante realizar uma avaliação interna da equipe responsável pela produção do evento. Isso envolve uma análise da eficiência operacional, a identificação de desafios enfrentados durante a execução do evento e a revisão dos processos e procedimentos adotados. Essa avaliação ajuda a melhorar a experiência e o desempenho da equipe para futuros eventos.

Planejamentos

planejar todas etapas bem sucedidas eliminando assim as etapas que não obtiveram sucesso.

Otimização do tempo

A otimização do tempo é muito importante em cada edição, melhorando assim o timeline e gerando tempo para melhorias.